¿Cómo la oficina sin papel resuelve el dilema de la gestión de archivos?

Primero hablemos sobre cómo es la oficina tradicional del dolor de cabeza: el archivador está lleno y lleva mucho tiempo encontrar un contrato; Los documentos importantes se pierden o dañan fácilmente; Los departamentos pasan los documentos como jugar "pasar el paquete". Estos problemas pueden resolverse efectivamente porSistema de oficina sin papel.

1. El electrónico reemplaza la acumulación de papel

El beneficio más directo de Paperless Office es hacer que los archivos "en línea". Todos los documentos se escanean en versiones electrónicas y se almacenan en el sistema, lo que respalda múltiples formatos como PDF y Word. Por ejemplo, el sistema de gestión de contratos de nuestra empresa ahora solo necesita ingresar el número de contrato para recuperar el archivo completo dentro de los 3 segundos, y no hay necesidad de hurgar en los gabinetes.

2. Búsqueda inteligente y posicionamiento rápido

La mayor ventaja de los archivos electrónicos es que se les puede buscar. La función de búsqueda de texto completo incorporado del sistema puede buscar mediante palabras clave, fechas, autores y otras dimensiones. La semana pasada, el departamento de finanzas estaba buscando un formulario de reembolso hace tres años. Solía tardar mucho tiempo en hojear los archivos, pero ahora sale después de ingresar "gastos de viaje en 2022".

3. Control de versiones para evitar confusiones

Lo más temido de los documentos en papel es que se revisan constantemente, y nadie sabe quién tiene la última versión. El sistema de documentos electrónicos guardará automáticamente versiones históricas y establecerá permisos de modificación. La propuesta de planificación de nuestro departamento de marketing ahora se ha revisado a la versión 15, y el sistema registra claramente que hizo cada revisión y cuándo.

4. Mobile Office rompe las limitaciones de espacio

Con un sistema sin papel, los teléfonos móviles también pueden acceder a archivos en cualquier momento. La última vez, mi jefe solicitó una cotización en el aeropuerto y inicié sesión en el sistema directamente en mi teléfono móvil para enviarlo, que fue más rápido que la entrega expresa. Puedo manejar todos los archivos con una tableta cuando viajo, y puedo empacar la mitad de mi maleta.

5. Copia de seguridad segura para evitar pérdidas

Los archivos importantes se respaldan automáticamente a la nube después de escanear, por lo que no hay necesidad de preocuparse incluso si la computadora se rompe. Hemos encontrado una tragedia en la que se inundó la oficina y se perdieron todos los archivos en papel. Ahora los archivos electrónicos tienen copias de seguridad triples, que son mucho más seguras.

6. Office verde reduce los costos

Hagamos algunos cálculos: A4 Paper cuesta 20 yuanes por paquete, y la compañía usa 100 paquetes por mes, que es 24,000 yuanes al año. Los consumibles de impresora, los archivadores y el espacio de la sala de archivos son todos los costos. Después de hacersistema de oficina sin papel, estos gastos pueden reducirse en al menos un 70%, lo que también es ecológico.

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